Étude de cas Orion Transports

Reconstituer chaque matin l'avancement réel des expéditions

Client: Orion Transports
Industrie: Transport et logistique
Employés: 50
Durée: 1 mois
Accompagnement Coekipia: Automatisation du suivi de livraison — WMS et portails partenaires Lotrex et Pallex — et de la saisie de commande

Le contexte

Orion Transports opère en France et en Europe, en s'appuyant à la fois sur sa flotte propre — vingt-sept poids lourds électriques et biocarburant — et sur des réseaux de partenaires. Cette organisation permet de couvrir un territoire large sans immobiliser de moyens sur chaque destination. Elle a une conséquence directe sur l'information : une partie de l'avancement des livraisons ne se trouve pas dans les systèmes d'Orion, mais chez les partenaires. Concrètement, l'exploitation commençait la journée en interrogeant le WMS pour identifier les livraisons dont l'arrivée n'était pas confirmée. Pour chacune, il fallait se connecter aux portails Lotrex et Pallex, retrouver l'expédition, lire son statut, télécharger la preuve de livraison quand elle existait, puis reporter l'ensemble dans le système d'Orion. Cette opération, purement mécanique, conditionnait pourtant tout le reste : la capacité à répondre à un client qui appelle, à déclencher une relance, à facturer.

Les enjeux du projet

Le premier enjeu était le coût d'opportunité. Une heure passée à recopier des statuts est une heure qui n'est ni commerciale, ni consacrée à la résolution d'incidents. Sur une structure de cinquante personnes, ce type de tâche s'accumule silencieusement. Le deuxième était la fraîcheur de l'information. Une collecte manuelle est nécessairement ponctuelle. Entre deux passages, le système d'Orion affirme quelque chose que les portails ont déjà démenti. Le troisième était la preuve de livraison. Les POD conditionnent la facturation et la réponse aux litiges. Récupérées à la main, elles arrivent en retard et parfois pas du tout. Le quatrième était la nature des sources. Ces portails ne sont pas conçus pour être interrogés par un tiers. La solution devait s'y adapter sans dépendre d'une interface de programmation qui n'existe pas.

L'accompagnement Coekipia

Cartographie des sources. Coekipia a recensé, portail par portail, où se trouve l'information, sous quelle forme, à quelle fréquence elle se met à jour, et selon quelle logique d'identification une expédition Orion s'y retrouve. Reproduction du parcours de collecte. Le processus a été décomposé exactement tel que l'exploitation l'exécutait, puis reconstruit de manière automatisée. Aucune étape n'a été supprimée par simplification : nous avons automatisé le processus réel, pas une version idéalisée. Traitement des cas non conformes. Expédition introuvable, statut ambigu, preuve de livraison manquante : chaque situation a été qualifiée avec l'exploitation pour déterminer si elle devait déclencher une alerte, une nouvelle tentative ou un traitement humain. Mise en service progressive, en double avec la collecte manuelle sur les premiers jours. Ce chantier s'inscrit dans un accompagnement plus large, qui a également porté sur l'automatisation de la saisie de commande.

La solution mise en place

Le système interroge le WMS pour établir la liste des livraisons dont le statut n'est pas clos. Pour chacune, il se connecte au portail partenaire concerné, retrouve l'expédition, récupère l'avancement et, lorsqu'elle est disponible, la preuve de livraison. Le WMS est mis à jour : statut, horodatage, preuve de livraison rattachée à l'expédition. Ce qui ne se résout pas automatiquement est isolé dans une liste d'anomalies, présentée à l'exploitation avec le motif : expédition non trouvée sur le portail, écart entre statut annoncé et statut réel, absence de preuve de livraison au-delà du délai attendu. L'exploitation ne traite plus la totalité du flux : elle traite ce qui résiste.

Les bénéfices

La collecte matinale n'est plus un travail. Elle a lieu, sans mobiliser personne. L'information de suivi est à jour en permanence. Quand un client appelle, la réponse est immédiate et fiable. Les preuves de livraison sont rattachées aux expéditions au fil de l'eau, ce qui sécurise la facturation et raccourcit le traitement des litiges.

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