Étude de cas Digital Electric
Une demande de chiffrage chez Digital Electric arrive par mail. Elle est rarement structurée. Le plus souvent, c'est un plan électrique en pièce jointe, parfois plusieurs, accompagné de quelques lignes de contexte. Rien qui ressemble à un cahier des charges. Le travail de chiffrage commençait donc par un travail de lecture. Ouvrir le plan, identifier les sigles et les symboles, en déduire les équipements nécessaires, reconstituer l'intention du prescripteur, repérer ce qui n'est pas dit et qu'il faudra supposer. Ce n'est qu'ensuite que commençait le chiffrage proprement dit : sélection des composants, calcul, mise en forme de la proposition, constitution de la documentation technique qui l'accompagne. Chaque dossier mobilisait ainsi une compétence rare — celle qui sait lire un plan électrique — sur une tâche largement répétitive. Et cette compétence était la même que celle attendue sur les sujets techniques à forte valeur. Le succès commercial de Digital Electric a transformé cette contrainte en goulot d'étranglement. Le volume de demandes a augmenté ; la capacité de traitement, non.
Le premier enjeu était le délai de réponse. Sur ce marché, le premier à répondre est très souvent celui qui prend l'affaire. Un chiffrage juste mais rendu avec dix jours de retard vaut un chiffrage perdu. La rapidité n'était pas un confort interne : c'était une condition commerciale. Le deuxième enjeu, moins évident, était le taux de conversion. Sous pression de volume, un chiffreur se protège : il arrondit vers le haut, il surdimensionne, il intègre des marges de sécurité qui ne se justifient que par le manque de temps consacré au dossier. Le résultat est un prix moins compétitif sur des affaires qui étaient gagnables. L'enjeu était donc double, et c'est ce qui a structuré le projet : répondre plus vite, et répondre mieux. Le troisième enjeu était la lecture du plan. C'est le cœur technique du sujet. Un plan électrique n'est pas un document textuel : c'est un langage graphique normalisé, avec des sigles, des conventions et des implicites propres au métier et parfois propres au prescripteur. Une solution incapable de l'interpréter n'aurait fait qu'automatiser la mise en forme du devis, c'est-à-dire la partie la moins coûteuse du processus. Le quatrième enjeu était la confiance. Un chiffrage produit automatiquement n'a de valeur que s'il est vérifiable. L'équipe devait pouvoir comprendre comment le chiffre a été obtenu, et corriger sans avoir à tout reprendre.
Diagnostic IA préalable. Coekipia a d'abord réalisé un diagnostic sur l'ensemble des flux de Digital Electric — administration des ventes, chiffrage, approvisionnements — avant d'écrire une ligne de code. Ce diagnostic a fait apparaître plusieurs chantiers automatisables, les a hiérarchisés par gain attendu et par complexité de mise en œuvre, et a servi de base à une feuille de route. Cahier des charges de la première phase. Les chantiers retenus en phase 1 ont été formalisés : périmètre, règles de gestion, points de contrôle humain, critères d'acceptation. Le chiffrage automatisé en fait partie. Recueil de la logique de chiffrage. Coekipia a travaillé avec les chiffreurs pour expliciter ce qu'ils font réellement quand ils lisent un plan : quels sigles ils cherchent en premier, quelles hypothèses ils posent quand une information manque, quels cas les conduisent à décrocher leur téléphone plutôt qu'à chiffrer. Cette phase est la plus déterminante du projet ; c'est elle qui distingue un outil qui produit un devis d'un outil qui produit le bon devis. Développement sur deux mois, couvrant la chaîne complète : réception des mails, extraction et analyse des plans, identification des sigles, interprétation du besoin, calcul et production de la proposition avec sa documentation technique. Recette sur dossiers réels. La solution a été confrontée à des affaires déjà chiffrées manuellement, pour comparer les résultats et calibrer les écarts avant mise en service.
La boîte mail dédiée aux demandes de chiffrage est surveillée. À réception, les pièces jointes sont extraites et identifiées. Les plans électriques sont analysés : lecture des symboles et des sigles, reconstitution des équipements, des circuits et des contraintes. Le besoin est interprété à partir du plan et du contexte fourni dans le corps du mail. Le chiffrage est ensuite calculé selon les règles internes de Digital Electric, puis assemblé en proposition commerciale complète, accompagnée de la documentation technique correspondante. Le résultat est soumis au chiffreur, pas envoyé au client. Chaque poste reste rattaché à sa source dans le plan et à sa règle de calcul, ce qui rend la proposition vérifiable ligne à ligne et modifiable sans repartir de zéro. Les dossiers dont l'interprétation est incertaine — plan illisible, sigle non reconnu, information manquante — sont signalés avec le motif, pour traitement humain.
Le passage de la demande à la proposition se compte désormais en minutes, là où il mobilisait auparavant plusieurs heures de compétence technique. La compétence de lecture de plan est réallouée : elle intervient en contrôle et sur les dossiers complexes, plus sur la totalité du flux entrant. Et le chiffrage cesse d'être défensif. Le prix proposé reflète le dossier, non le temps disponible pour le traiter — ce qui était l'objectif commercial du projet autant que l'objectif de productivité.
Autres projets
Noté 5 Trois logiciels, une boîte mail, un référentiel de villes qui n'existait que dans la tête des opérateurs, et quatre cents commandes à traiter avant la fin de la journée. Chez Speed Move, transporteur basé à Grenay en Isère, la prise de commande n'était pas un problème d'outil : c'était un problème de chaînage. Coekipia a reconstruit ce chaînage en trois semaines.
Noté 5 Préparer deux commandes distinctes pour deux clients distincts, en un seul passage, sur un parcours unique, avec deux palettes montées simultanément et une contrainte de hauteur à respecter. Chez CMP, cette opération existait déjà — dans la tête des préparateurs les plus expérimentés. Coekipia l'a rendue systématique, calculable et guidée.
Noté 5 Dans une entreprise de mécanique de précision de moins de dix personnes, le chiffrage est assuré par ceux qui, précisément, n'ont pas de temps à lui consacrer. Chez SC MECA, à La Grand-Croix dans la Loire, Coekipia a développé sept modules qui transforment un plan en devis argumenté.