Étude de cas ACM42

Agencement bois : un projet sur mesure ne se pilote pas dans un tableur

Client: ACM42
Industrie: Agencement et aménagement bois — restauration et professionnels
Employés: 20
Durée: 1 jour
Accompagnement Coekipia: Audit Automatisation et IA — conclusion en faveur d'un outil métier central augmenté par l'IA : devis automatisés, gestion de planning atelier et pose, suivi de projet

Le contexte

Un projet d'agencement pour un restaurant ne ressemble à aucun autre. Le local est différent, l'ambiance recherchée est différente, les contraintes techniques apparaissent en cours de route. Il n'existe pas de catalogue à décliner : chaque affaire est une conception. En face de cette singularité, une contrainte qui ne l'est pas du tout : la date d'ouverture. Quand un restaurateur ouvre, la communication est lancée, le personnel est recruté, le loyer court. Le délai n'est pas un objectif, c'est une donnée d'entrée. Entre les deux, ACM42 pilotait ses projets à partir de fichiers. Un devis construit à la main, à partir de l'expérience, en repartant chaque fois d'une page largement blanche. Un planning d'atelier tenu dans un tableur, partagé entre plusieurs chantiers simultanés. Un suivi de projet qui vivait dans les mails, les échanges téléphoniques et la mémoire de ceux qui conduisaient l'affaire. Cette organisation tenait grâce à la compétence des personnes. Elle ne tenait que par elle, et elle ne laissait aucune trace exploitable d'un projet à l'autre.

Les enjeux du projet

Le premier enjeu était la production des devis. Sur du sur-mesure, le chiffrage est long parce qu'il suppose de reconstituer, à chaque affaire, ce qui a déjà été calculé sur des affaires voisines. L'entreprise refaisait ce travail sans pouvoir s'appuyer sur son propre historique, faute que celui-ci soit exploitable. Le deuxième était la charge d'atelier. Plusieurs projets avancent en parallèle, avec des dates de pose imposées de l'extérieur. Sans vision consolidée, le conflit de charge se découvre au moment où il se produit, c'est-à-dire trop tard pour être arbitré autrement que dans l'urgence. Le troisième était la gestion des modifications. Sur ce métier, le client change d'avis et le chantier révèle des contraintes. Chaque modification a un effet sur le prix et sur le planning. Sans outil pour la tracer, elle est acceptée oralement, elle n'est pas refacturée, et elle décale le reste sans que personne ne l'ait mesuré. Le quatrième était la perte de mémoire. Chaque projet livré représentait un capital — des coûts réels, des temps constatés, des solutions techniques éprouvées — qui se dissolvait à la clôture. L'entreprise recommençait à chaque fois avec la seule mémoire de ses collaborateurs. Le cinquième, qui est la conclusion de l'audit, était la nature de la réponse. Poser de l'intelligence artificielle sur quelques tâches isolées aurait accéléré des étapes qui restaient déconnectées les unes des autres. Ce dont ACM42 avait besoin, c'était d'un lieu unique où le projet existe : sa conception, son chiffrage, sa fabrication, sa pose, ses modifications et sa facturation.

L'accompagnement Coekipia

Suivi d'affaires réelles. Coekipia a reconstitué le parcours complet de plusieurs projets livrés, du premier contact à la facture finale, pour identifier où le temps se consomme et où l'information se perd. Entretiens de la conception à la pose. Chiffrage, atelier, pose, administration. Sur une activité de projet, chaque intervenant détient une partie de la vérité et personne ne la détient entière. Analyse du chiffrage sur mesure. Formalisation de ce que le chiffreur mobilise réellement : ratios implicites, temps de référence, marges appliquées selon le type de prestation, et souvenirs d'affaires comparables. C'est cette dernière ressource — la comparaison à l'historique — qui était la plus précieuse et la moins outillée. Recensement des fichiers de pilotage. Chaque tableur de suivi a été analysé pour comprendre quelle fonction il assurait par défaut, en l'absence d'outil dédié. Arbitrage de la recommandation. Coekipia a écarté l'ajout d'automatismes ponctuels au profit d'un outil métier structurant, découpé en lots pour rester engageable par une entreprise de cette taille.

La solution mise en place

L'audit recommande la construction d'un outil métier central, conçu pour la conduite de projets d'agencement sur mesure, dans lequel l'IA sert des fonctions précises. Devis automatisés. Production d'une base de chiffrage à partir de la description du projet et de l'historique des affaires comparables déjà réalisées. L'outil propose, le chiffreur arbitre et conserve la main sur le prix. Gestion de planning. Charge d'atelier et planning de pose consolidés sur l'ensemble des projets en cours, avec détection des conflits avant qu'ils ne se réalisent. Suivi de projet et des modifications. Chaque évolution demandée est tracée, avec son impact sur le prix et sur le délai, ce qui rend la refacturation possible et le report de planning explicite. Capitalisation. Les coûts et les temps réellement constatés alimentent la base et améliorent la justesse des chiffrages suivants. Chaque projet livré rend le suivant plus rapide à chiffrer.

Les bénéfices

ACM42 dispose d'une trajectoire claire, découpée en lots, plutôt que d'une liste d'outils à évaluer. Le sur-mesure cesse d'être incompatible avec l'outillage. La singularité porte sur la conception, pas sur la manière de la chiffrer et de la planifier — c'est précisément la distinction que l'audit a permis d'établir. Et l'expérience accumulée devient un actif de l'entreprise plutôt qu'une compétence individuelle : chaque projet livré nourrit le suivant.

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